Descrierea problemei

Famosa este un fabricant si distribuitor de jucarii. Jucariile sunt un produs cu o sezonalitate puternica, un factor cu impact asupra intregului supply chain deoarece volumul vanzarilor este concentrat intr-o perioada de 3 sau 4 luni. Pe langa aceasta, ciclul de viata al jucariilor este foarte scurt – jucariile ajung la punctele de vanzare la inceputul lunii octombrie si ies din uz pana la sfarsitul lui decembrie.

Datorita acestei sezonalitati puternice procesul de productie trebuie sa fie „stoc la comanda”, fapt care implica riscuri privind stocurile. Pe langa aceasta, deoarece China este cel mai mare furnizor iar lead time-urile sunt lungi, Famosa depinde de folosirea intensa a prognozelor.

Desi supply chain-ul Famosa era foarte scurt, acesta era destul de neechilibrat. Compania a creat o lista de probleme care necesitau solutii:

-  compania avea un nivel foarte inalt al capacitatii a carei utilizare genera stocuri imense de semifabricate

-       compania nu avea un plan structurat de productie

-       costurile operationale si logistice erau prea ridicate

-       produsele sufereau rate mari de uzura morala

-       Famosa externalizase achizitiile in China insa folosea aceasta tara numai ca sursa de componente, produsele erau asamblate in Spania

-       Famosa livra produsele fara a fi ambalate pe paleti

-       Productia localizata in Spania oferea flexibilitate insa implica o ineficienta crescuta din punct de vedere al costurilor

-       Distributia se facea dintr-un singur punct

Compania nu a putut livra eficient comenzile catre clienti datorita rupturilor de stoc, datorita ignorarii comenzilor deja existente, lipsei unei gestionari corespunzatoare a depozitului si a instrumentelor de control, etc.

 Pana la jumatatea anului 2003 Famosa devenise un brand bine-cunoscut, privit de catre clienti ca o companie inovatoare insa logistica din spatele acestei afaceri parea sa fie cea din anii 1980. In anii 1990 Famosa avea doua locatii principale de productie, una in China si cealala in Spania. Cele doua nu erau coordonate si numai un singur centru de distributie livra pe plan global. Ca urmare a acestui fapt Famosa nu putea livra bunurile la timp pentru a satisface cererea clientilor. Incepand cu 2003, compania a decis sa-si reproiecteze supply chain-ul. Rezultatul final a fost obtinerea unui „Supply Chain Rapid” in care Famosa era capabila sa urmareasca miscarea bunurilor in orice moment si in orice locatie si sa cunoasca activitatile tuturor agentilor implicati in supply chain. Noul supply chain integra fluxurile fizice alaturi de fluxurile de informatii.

SOLUTIA

Famosa a decis sa-si reorganizeze supply chain-ul trecand la implementarea „Supply Chain-ului Rapid” Solutia s-a bazat pe patru fraze cheie:

Schimbarea organizarii si tehnologiilor privind informatia

Prima actiune intreprinsa a fost crearea unei organizatii independente pentru gestionarea unui supply chain global si integrat, compania devenind astfel mai agila si mai capabila sa ia decizii.

Urmatoarele actiuni intreprinse au fost: integrarea procesului de aprovizionare in managementul operatiunilor trecand de la simpla negociere a preturilor la negocierea regulilor de business; integrarea operatiunilor din China in managementul operatiunilor companiei pentru imbunatatirea calitatii si sigurantei planificarii productiei; crearea unui departament de planificare si reaprovizionare si implementarea SAP in cadrul tuturor companiilor afiliate intr-o perioada de 5 luni.

Proces de planificare reactiv

Principalul obiectiv a fost reducerea variabilitatii preciziei de  prognozare datorita nesigurantei de pe piata. Aceasta a implicat crearea unui departament de planificare si transformarea capacitatii de previziune, care implica introducerea comenzilor ignorand cererea clientilor, in capacitate reactiva , mai sigura si care ofera un mediu cu un grad sporit de confort privind prognozele. Aceasta ultima initiativa a fost impartita in urmatoarele sarcini:

-          sporirea capacitatii de reactie prin adaptarea supply chain-ului la ciclurile de productie ale furnizorilor din China;

-          scaderea lead time-ului pentru produsele 7WV (produse clasificate ca foarte importante si relevante) pentru a permite lansarea produselor cu modificari semnificative cat mai tarziu posibil;

-          acordarea de prioritate lansarii produselor cu un impact mai scazut daca prognoza se dovedea a fi eronata si identificarea produselor care suportau devieri mai mari de costuri precum si recompensarea clientilor care isi confirmau intentiile de achizitie in avans

Planificarea in colaborare cu China

Famosa a decis sa produca 80% din produsele finite in China insa aceasta nu implica doar transferul procesului de productie in China. Relatiile companiei cu furnizorii sai sunt neobisnuit de apropiate; Famosa intreprinde planificarea productiei, si negociaza Planul master de productie cu un anumit furnizor care isi lanseaza propriul MRP. Astfel, Famosa are la dispozitie capacitatea necesara in timpul sezoanelor de varf printr-o planificare si un proces de negociere mai eficiente.   

 Reorganizarea retelei de distributie

Reproiectarea retelei de distributie a implicat urmatoarele actiuni:

- Implementarea centrelor de distributie principale si regionale. Bunurile sunt livrate direct din centrul de distributie din China pe piata si catre centrul principal de distributie din Spania. Anumite bunuri sunt de asemenea livrate de la Onil catre clientii importanti iar comenzile mici din Madrid. Famosa opereaza depozite pe toate zonele principale ale Europei.

- Crearea unui centru de consolidare in China. Obiectivul a fost obtinerea unui avantaj din logistica si fiscalitate, inclusiv din posibilitatea de consolidare a produselor de la furnizori diferiti; centrul de consolidare al supply chain-ului este un depozit combinat extern

- Adaptarea proceselor logistice privind bunurile de consum la standardele  din sector: codare si etichetare, mesaje EDI, coduri de bare si RFID in SAP si folosirea paletilor

Provocari

Provocarea 1: Decizia privind produsele de externalizat in China

Provocarea 2: Sezonalitatea cererii pentru astfel de produse (vanzari concentrate in numai 3-4 luni pe an). Compania trebuie sa opereze cu niveluri ridicate de incertitudine  privind cererea, care uneori necesita productie excesiva de tip „push”

Provocarea 3: Jucariile sunt produse cu ciclu de viata foarte scurt

Provocarea 4: Capacitatea de productie din China este limitata, furnizorii din China au greutati in a gestiona varfurile de productie

Challenge 5: Lead time-urile lungi implica prognoza intensiva datorita diferentelor de cultura si limba

Provocarea 6: Furnizorii s-au dovedit a fi dificil de integrat datorita diferentelor de cultura si limba

Provocarea 7: Famosa nu a realizat complexitatea supply chainului sau.

„De oriunde din lume, oricand putem pune in miscare un supply chain puternic cunoscand ce se intampla pe fiecare etalon.” Project managerul Famosa

Lectii invatate si factori de succes

Lectia 1: Colaborarea cu furnizorii permite companiilor sa fie rapide, agile si flexibile pentru a satisface cererea clientilor, sporind competitivitatea.

Lectia 2: Chiar daca cele mai bune practici in logistica recomanda un proces de productie de tip „pull”, Famosa sustine productia de tip „push” – acesta nu trebuie sa fie un sinonim pentru ineficienta. Productia de tip „push” poate fi o activitate benefica daca produsul si sectorul o cer.

Lectia 3: Nivelul stocurilor se schimba odata cu existenta unui centru unic de depozitare sau odata cu desfasurarea distributiei din trei centre datorita concentratiei puternice a vanzarilor in timpul celor 3 luni ale anului.

Lectia 4: Chiar si cand produsele au o sezonalitate bine marcata planificarea corespunzatoare poate transforma lucrul cu paleti intr-o activitate profitabila.

Factori de succes

Factorul de succes 1: Famosa si-a intarit relatiile cu furnizorii din China si a imbunatatit siguranta in supply chain. Principalele obiective ale companiei au fost coordonate alaturi de furnizori.

Factorul de succes 2: Compania a adaugat doua procese noi pentru imbunatatirea metodologiei de lucru: introducerea prognozei si imbunatatirea procesului de ambalare pentru inlesnirea transportului.

Factorul de succes 3: Famosa a introdus SAP pentru intreg supply chain-ul.

Factorul de succes 4: Angajatii Famosa au trebuit sa invete sa foloseasca SAP si au fost instruiti sa opereze software-ul. Ei au trebuit, de asemenea, sa se familiarizeze cu lucrul in noul supply chain si cu noile procese.

Factorul de succes 5: La inceput relatiile cu furnizorii din China au fost mai dificile datorita diferentelor de cultura si a relatiilor clasice pe care marile companii le au cu furnizorii din Asia. Famosa au incercat sa fie cat mai flexibili si sa se adapteze obiceiourilor furnizorilor precum si sa imbunatateasca relatiile, incluzand furnizorii in retea si in supply chain si tratandu-i ca parte a companiei lor.

Social

Numarul de angajati din Spania si din alte tari in care Famosa opera a crescut. Unii dintre ei au invatat sa foloseasca SAP si sa gestioneze activitati de comert international. Unii dintre manageri au fost mai bine familiarizati cu nivelul lor de serviciu imbunatatindu-l reducand intarzierile livrarilor cu 15%. Nivelul de servicii al companiei s-a imbunatatit cu aproximativ 13% si in zilele noastre Famosa este capabila sa ofere clientilor sai o calitate mai buna a produselor si volume mai mari de stocuri disponibile pentru livrare. Productivitatea a crescut datorita productiei de produse finite in China si datorita deschiderii de centre de distributie si de consolidare. Costurile de distributie au fost reduse cu 4% iar costurile de depozitare  atat pentru semifabricate cat si pentru produse finite cu 5,5% si, respectiv 7%. In trecut clientii Famosa nu se bucurau de acces usor la produsele companiei, acum produsele acestei companii sunt disponibile in mult mai multe magazine deoarece Famosa poate onora cererea clientilor cu un nou supply chain, mai flexibil si capabil sa trimita produsele Famosa in orice punct de pe Glob.

Mediu

Famosa a redus stocurile de produse iesite din uz, reducand astfel pierderile din supply chain.

Transferabile

Multe companii au dezvoltat deja acest tip de strategie insa acestea sunt doar multinationale si companii foarte mari. Din ce in ce mai multe companii, cum este Famosa, vor avea nevoie sa faca schimbari in supply chain pentru a spori profitabilitatea si chiar pentru a se mentine pe piata, indiferent de tara in care activeaza si indiferent carui sector apartin.

Aceasta practica poate fi transferata catre orice tip de companie, singura restrictie tinand de dimensiunile acesteia. Companiile mari isi permit sa investeasca bani intr-o schimbare la nivel strategic, asa cum a fost exemplul Famosa, insa companiile mici au dificultati in a crea un astfel de supply chain. Design-ul proiectului Famosa nu are limitari din punct de vedere geografic sau din punct de vedere al sectorului industrial.