White Paper Seradex

Discutie asupra problematicii fluxului comenzilor de productie
GAAP (Principiile generale ale contabilitatii) si stocurile

GAAP nu implica numarare fizica anuala. Adesea ciclul de numarare este acceptat de catre auditorii externi insa cel mai probabil scenariu ramane numararea fizica anuala.

In timp ce GAAP nu presupune reguli foarte stricte in ceea ce priveste metodele de numarare ale unui stoc fizic, acest document subliniaza procedurile generale care au fost acceptate de catre multi auditori externi. Procedurile pot fi modificate in functie de situatie.

De ce sunt necesare stocurile fizice?
Daca oamenii care numara nu realizeaza importanta preciziei balantei stocurilor sansele de a evita erorile de numarare sunt slabe. Prin urmare este esential sa se explice tuturor celor care participa de ce este necesar stocul fizic.

Numarare fizica precisa + Servicii mai bune de oferit clientilor
Toti angajatii organizatiei trebuie sa realizeze ca scopul principal al stocului fizic nu este acela de a face pe plac contabilului sau autoritatilor fiscale. Aceasta se face prntru a verifica daca cantitatile inregistrate in sistem pentru fiecare articol reflecta ceea ce se gaseste efectiv pe raft. Personalul din departamentului customer service sa fie capabil sa se bazeze pe precizia informatiilor din computer.

Numararile fizice precise sunt necesare pentru o reaprovizionare eficienta
Cele mai multe programe informatice produc rapoarte de cumparare foarte impresionante. Aceste rapoarte arata cat de mult din fiecare articol regaseste computerul in fiecare depozit, cat de mult vor cere clientii in viitorul apropiat si cat de mult trebuie sa se comande de la un furnizor sau de la un depozit central. Ce se intampla, insa, daca aceste cantitati inregistrate in sistem sunt gresite? Dezastru! Indiferent cat de sofisticat este software-ul, se vor comanda cantitati gresite din categorii gresite de articole.

Chieia planificarii calitative a stocurilor
Relaizarea inventarului fizic este un proces foarte costisitor. Acesta implica de obicei cheltuieli mari cu forta de munca si cu pierderea timpului de productie. Daca numaratoarea finala nu este precisa banii cheltuiti sunt pierduti.

Ce putem face pentru a ne asigura ca stocul fizic este precis?
Putem stabili o data pentru numarare care sa fie cat mai apropiata posibil. Data trebuie anuntata din vreme pentru ca toata lumea sa fie pregatita. Evitati perioadele cand oamenii sunt ocupati si exista riscul sa nu se concentreze suficient asupra acestei sarcini.

Planificarea
Cheia unui stoc eficient este calitatea efortului de planificare. Planificarea trebuie sa includa locul si persoanele care vor conduce inventarierea si modul in care se va face numararea. Procesul complet trebuie sa fie documentat pentru inventarele viitoare. Echipa de numarare trebuie sa primeasca instructiunile din timp.

Activitatile premergatoare numararii includ:

1) curatenia in depozit. Toate zonele trebuie curatate, organizate si aliniate pentru facilitarea numararii. Daca toate articolele sunt in locatiile corespunzatoare inventarul va fi mai rapid si mai precis. Curatenia trebuie sa se finalizeze cu cel putin doua saptamani inaintea inventarului

2) Daca marfa nu este in depozitul companiei, aceasta nu trebuie numarata. Reducerea stocului pana la limitele cele mai scazute inaintea inventarului este in interesul tuturor. Acesta este momentul oportun pentru curatarea panzelor de paianjen si pentru executarea sarcinilor de care a fugit toata lumea. Cateva chestiuni de luat in considerare:
- Expediati tot ce se poate expedia inaintea inventarului
- Asigurati-va ca majoritatea comenzilor vor ajunge dupa efectuarea inventarului
- Aruncati toate articolele deteriorate sau expirate inainte de inventar
- Separati articolele idepasite moral sau cu miscare lenta
- Returnati produsele cu circulatie lenta la furnizori
- Curatati locul unde au fost depozitate produsele returnate
- Reparati anumite articole unde este posibil si reintroduceti-le in productie
- Vindeti stocurile in exces acordand reduceri
- Etichetati toate articolele in consignatie
- Etichetati toate articolele care nu trebuie numarate ex: echipamente si mobilier
- Consolidati marfa in locatie. Asigurati-va ca acelasi articol nu este depozitat in mai multe locuri in cadrul aceluiasi depozit. Aceasta poate duce la ajustari incorecte.

3) Pre-numararea
Luati in considerare numararea zonelor cu surplus si a zonelor cu articole cu circulatie lenta inainte sprogramati inventarul fizic. Majoritatea companiilor incearca sa numere toate produsele intr-o singura zi. Aceasta inseamna foarte multa munca. Daca anumite articole pot fi numarate in avans presiunea asupra personalului scade. Este redusa posibilitatea ca stocul mort, stocul cu circulatie lenta si stocul cu surplus sa fie modificate in saptamana dinaintea inventarului. Deci, de ce sa nu numarati aceste articole inaintea zilei de inventar?
 Nu uitati sa marcati cutiile sau rafturile care au fost deja numarate. Si asigurati-va ca exista posibilitatea de ajustare daca aceste stocuri se modifica dupa numarare.

4) ERP
- Aprobati si notati toate receptiile, expedierile, ajustarile si transferurile
- Procesati toate comenzile de lucru
- Demarati inventarul pe rapoarte de stoc pentru toate premisele intarzierilor – oferiti furnizorilor posibilitatea sa va aprobe sau sa va inspecteze

5) Comandati articolele necesare
Aceste articole pot fi: carduri/fise de numarare, suportipentru hartii,  hartie pentru imprimante

6) Creati o harta pe zone a depozitului
Includeti fiecare dulap, unitate de stelaj, raft, orice loc in care se depoziteaza materiale. Nu uitati sa includeti docul de receptie, zona de ambalare sau VAS-uri sau zonele destinate produselor de returnat catre furnizori. Nu uitati ca trebuie sa numarati tot, din toate zonele si in orice moment.

7) Desemnati echipe pentru fiecare zona de pe harta.
Astfel se va putea evita suprapunerea angajatior in diverse zone sau esecul in a acoperi o zona sau alta. Cand stabiliti zonele de numarare tineti minte ca un numarator trebuie sa fie capabil sa acopere intre 50 si 120 de articole pe ora. Produsele greu de numarat cum ar fi cele ce necesita cantarire sau examinare atenta dureaza mai mult. Pe de alta parte, articolele ambalate in cutii din care exista numai cateva exemplare pot fi numarate in cateva secunde.