“Imposibil!”
“Cum putem avea stocuri negative?”
“Cum putem avea mai putin decat nimic?”
“Este ca o gaura neagra, care atrage stocurile chiar inainte ca acestea sa existe?”
“Este stocul negative ca o anti-materie? Daca vine in contact cu stocul pozitiv, va crea o fractiune in continuitatea spatiu-timp?”

Acestea sunt intrebari cu talc pe care le pun cei ce aud prima data despre stocul negativ.

 Oamenii pot deveni agitati in privinta stocului negativ deoarece conceptul pare oarecum ridicol. In mod surprinzator, stocul negativ se intampla frecvent si poate fi chiar o parte „normala” a anumitor procese. Desi stocurile negative reflecta o oarecare situatie problematica nu trebuie sa se deduca faptul ca aceste situatii trebuie rezolvate „manual”. In multe cazuri stocul negativ este pur si simplu o chestiune de sincronizare. De exemplu, daca materialele vin direct din productie in zona de expeditie, tranzactia de expeditie poate fi finalizata inainte ca tranzactia de raportare a productiei daca ciclul de productie este inca in desfasurare. Aceasta situatie va duce la o balanta temporara negativa pana in momentul in care productia este raportata. In timp ce ar fi fost mai bine ca si cantitatea produsa sa fie raportata inainte ca materialele sa fie mutate in zona de livrare, nu este de fapt nicio problema in aceasta situatie. Cand productia este raportata (cel mai bine mai tarziu decat in aceeasi zi) cantitatile se vor echilibra.

Sincronizarea tranzactiilor nu este cu siguranta singura cauza a stocurilor negative. Orice tranzactie care afecteaza disponibilul poate crea un stoc negativ daca nu este executata corect. Este important sa putem face distinctia intre stocurile negative cauzate de lipsa sincronizarii si cele cauzate de greseli in tranzactii. Este de asemenea important sa facem distinctia intre stocurile negative la nivel de locatie si stocuri negative la nivel de articol.

Stocurile negative la nivel de locatie

Stocul negativ la nivel de locatie  se produce cand se foloseste o locatie incorecta intr-o tranzactie sau cand se transfera o cantitate incorecta intr-o tranzactie de transfer de locatie. De exemplu, daca as avea 100 de exemplare dintr-un articol depozitat in locatia „X” si am preleva 50 pentru o livrare dar expediem din greseala din locatia „Y”; rezultatul ar fi ca in locatia „X” inca apar 100 de articole si -50 in locatia „Y”. Desi acum avem un stoc negativ in locatia „Y” (-50), balanta efectiva de 50 de articole (suma nivelurilor din ambele locatii) este, de fapt, corecta. O situatie similara se intampla cand se transfera stocuri dintr-o locatie in alta si se introduce o locatie de pornire incorecta sau o cantitate mai mare decat cea mutata efectiv. De exemplu, daca avem 100 de piese dintr-un articol depozitate in locatia „X” si le mutam pe toate in locatia „Z” dar introducem din greseala cantitatea de 1000, rezultatul final ar fi de 1000 in locatia „Z” si -900 in locatia „X”. Din nou, balanta de 100 de articole este corecta. Desi aceste balante la nivel de locatii vor crea probleme in depozit, ele nu ar trebui sa genereze probleme in sistemul de planificare.

Balante negative la nivel de articol

Balantele negative la nivel de articol, pe de alta parte, pot afecta sistemul de planificare. Acestea se pot petrece din varii cauze privind greselile de tranzactionare. Cantitatile raportate dublu, erorile de ajustare a ciclurilor numararilor, productie supra-raportata cand se foloseste descarcarea stocului in amonte, lansare in productie a unor cantitati mai mari de materiale decat este necesar, tranzactii duplicat, si includerea de articole in plus la livrare sunt numai cateva exemple de erori care pot crea balante negative ale stocurilor.

Motivul pentru care este atat de important sa se faca distinctia intre tipurile de balante negative (de timp, de locatie, sau de articol) este asigurarea ca urmatoarele actiuni de „corectare” nu vor duce la si mai multe probleme in stoc.  Daca trebuie sa ajustam un stoc negativ cauzat de o problema de sincronizare vom crea o problema deoarece, o data ce este efectuata o alta tranzactie se va supraincarca stocul datorita cantitatii ajustate. Aceasi ecuatie se aplica daca se doreste ajustarea la nivel de locatie. Cand balanta la nivel de articol a fost precisa anterior, ajustarea ar duce acum la supraincarcarea stocului de articole.

Balantele negative la nivel de articol care n-au legatura cu problemele de sincronizare trebuie de asemenea investigate atent inainte de luarea oricaror masuri. De obicei se va vrea sa se identifice tranzactia care a cauzat stocul negativ si sa se foloseasca aceeasi tranzactie pentru a se introduce o tranzactie de echilibrare. Aceasta se aplica mai ales in cazul mediilor de productie cand tranzactiile executate incorect au creat erori si in cazul altor articole (cum ar fi tranzactiile de descarcare a stocului in amonte).

In ciuda aspectelor aparent complexe ale stocurilor negative ele sunt de fapt foarte usor de gestionat. Acestea sunt usor de identificat din moment ce nu este nevoie decat de un raport care sa arate articolele cu disponibil sub zero. Pe langa aceasta, de obicei este foarte usor sa urmarim sursa erorii din moment ce tranzactia gresita este aceea care a adus stocul la un nivel negativ (daca nu, trebuie sa fie o alta tranzactie care a avut loc cu foarte putin timp inainte ca stocul sa fi devenit negativ).

Stocul negativ afecteaza sistemele de planificare

Pe langa intelegerea surselor stocurilor negative este foarte important sa se inteleaga efectele asupra sistemelor de planificare si executie. In majoritatea sistemelor de planificare o balanta negativa a stocurilor este tratata identic cu cererea pozitiva. In principiu sistemul va indica productia sau cumpararea de mai multe articole pentru depasirea stocului negativ. In mod evident aceasta este o problema in momentul in care apare o marja negativa mare, insa gravitatea problemei creste in anumite circumstante si cand stocurile negative sunt mici.

De exemplu, daca avem un articol care este programat ca si „comanda in functie de necesar” , aceasta insemnand ca nu se doreste sa se comande sau sa se stocheze in lipsa cererii efective (comenzi), o ajustare gresita care aduce balanta la 5 va duce la o recomandare de achizitie/productie pentru 5 articole.
Din moment ce „comanda conform necesarului” este adesea asociata cu articole cu circulatie lenta sau cu articole uzate, problema uzurii s-ar putea agrava. Intr-un mediu de productie in care se foloseste MRP, un stoc negativ al unui singur articol va duce la sporirea cererii in structura listei de materiale ducand la comenzi in plus pentru articole de nivel inferior.

Aceasta se intampla daca un sistem gestioneaza balante negative asa cum ar fi de asteptat in mod obisnuit. Anumite programe, fie intentionat, fie datorita practicilor de programare, ar putea sa nu se execute corespunzator daca intalnesc balante negative. Ele ar putea ignora registrele cu stocuri negative sau ar putea pur si simplu sa „explodeze” deoarece nu au fost proiectate sa incorporeze stocuri negative in calculele lor.
Desi exista motive valide pentru care sa nu se vrea ca un program sa se desfasoare normal daca intalneste stocuri negative, exista de asemenea probleme posibile in aceasta logica. S-ar putea sa fie nevoie sa se ia masuri dar deoarece calculele au fost suspendate datorita unui stoc negativ, nu se va obtine informatia necesara pentru a se initia o licitatie. Datorita complexitatii sistemelor de planificare a cererii, mai ales sistemele MRP/DRP, nu exista „cea mai buna modalitate” pentru a gestiona stocurile negative in programare. Sistemele de executie cum ar fi sistemele de gestionare a depozitelor si sistemele de gestionare a productiei pot intampina probleme datorita stocurilor negative. Chair daca aceste sisteme nu pot sau nu se vor a fi modificate pentru a gestiona stocurile negative intr-un fel sau altul, ar trebui cel putin sa se inteleaga reactia lor la intalnirea acestor stocuri.

Intr-un final evitarea stocurilor negative este cea mai buna solutie. Totusi, din moment ce perfectiunea este destul de greu de atins, ar trebui sa existe un plan de rezerva. Din moment ce majoritatea sistemelor de planificare opereaza inca pe loturi (noaptea sai in weekend-uri) se pot elimina conflictele rezolvandu-se toate situatiile de stocuri negative inainte de desfasurarea acestor programe. In sistemele de executie care opereaza cel mai probabil in sistem real, nu exista posibilitatea acestui lux. Din fericire, impactul asupra sistemelor de executie este in general mai dramatic decat asupra sistemelor de planificare.

Trebuie sa subliniem importanta analizarii propriilor actiuni cand dorim sa „reparam” stocurile negative. O mentalitate de tip „tur al raportului” si „ajustare unde este necesar” va cauza cu siguranta si mai multe probleme. Tineti minte, nu trebuie sa faceti ajustari la stocurilor negative privind sincronizarea, trebuie sa corectati numai problemele la nivel de locatie si sa incercati sa corectati alte stocuri negative introducand tranzactii in acelasi program care a creat problema.

 

Fragment din cartea: Inventory Accuracy: People, Processes, & Technology