Un articol de Adriana Palasan, Managing Partner AFP MKT

 

Nu este usor sa te pregatesti pentru a accesa fonduri nerambursabile sau imprumuturi bancare avantajoase  insa nu este nici imposibil.

Care sunt pasii pre-accesare pe care ar trebui sa-i parcurga o companie care presteaza servicii de transport, logistica si/sau distributie de marfuri?
Piata romaneasca din domeniu nu este suficient de matura pentru ca in acesta situatie de criza sa se poata comporta natural si logic, de aceea  marea majoritate a firmelor nu sunt pregatite sa dezvolte o activitate sustenabila.

Asa cum o dezvoltare redusa in perioade de crestere economica nu este benefica pentru companii in general, nici o crestere spectaculoasa nu este sanatoasa; procesele nu pot fi controlate, costurile nu pot fi alocate corect, oamenii preiau din mers ce este de facut fara sa se faca o reala descriere a posturilor, se angajeaza din piata ceea ce este disponibil si competentele nu au nici o legatura directa cu salarizarea. Aceste cresteri in ultimii 3-4 ani au reprezentat normalitatea si cand criza a venit peste noi, am constatat ca nu avem oameni pregatiti sa faca fata acesteia.

Cateva idei pe care le-am vazut aplicate in practica si care pot sustine o activitate “controlabila” si care sa reprezinte un punct sanatos de plecare in a aplica pentru orice finantare, ar fi urmatoarele:
 - Orice client reprezinta un proiect: acest proiect trebuie sa aiba obiective, etape de derulare, resurse alocate, buget alocat, indicatori de performanta, chei de control, si nu in ultimul rand un responsabil si o echipa care sa conlucreze la finalizarea cu succes a proiectului
 - Alocarea costurilor pe activitati: identificarea principalelor activitati din cadrul “proiectelor” si nu numai, pentru a determina costul acestora si apoi a aloca procentual in functie de gradul de implicare/utilizare a fiecarei activitati pe proiectele in curs.
 - Introducerea unitatilor logistice in sistemele informatice existente; Mai ales daca industria in care activati este cea de distributie, si masurati costurile logistice ca procent din vanzari, mentineti-va cererea expresa pentru conducerea companiei sa aveti inregistrat istoricul volumelor si greutatilor, paletilor si vehiculelor sosite sau plecate de la depozit. Nu puteti porni o optimizare daca nu exista disponibilitatea acestor date in sistem.
 - Utilizati elementele de management financiar in mod curent: implicatiile legate de restructurari, proiecte noi si orice schimbari propuse sau impuse, trebuiesc analizate prin simulari financiare pentru a nu crea blocaje si discontinuitati. In situatii de criza se taie bugetele. De obicei de la centrele de cost si nu de profit: deci de la logistica.  Daca nu controlati istoric costurile, nu veti avea argumente solide pentru sustinerea acestora in fata actionariatului si nu vor fi luate in cosiderare de acesta.
 - Intocmiti prezentari si rapoarte; negociati-va pozitia si resursele: Trebuie sa aveti experienta in a vorbi in public, a face prezentari succinte din care orice persoana ocupata, sa inteleaga rapid nevoile, implicatiile si rezultatele. Utilizati imagini, grafice si cifre, elemente mai usor de inteles si retinut
 - Utilizati in discutii un limbaj pe intelesul tuturor si eliminati jargonul logistic sau “englezismele”; Persoanele din afara industriei (si chiar multe dintre cele ce activeaza in domeniu) nu sunt obisnuite cu prescurtari, termeni din engleza romanizati sau acronime de neinteles. Auditoriul are nevoie de fraze simple si scurte, care sa reprezinte o descriere facila a operatiunilor si actiunilor pe care le realizati precum si echipamentele si resursele implicate.

Daca cele de mai sus devin o a doua natura, la momentul aparitiei oportunitatii aplicarii pentru fonduri nerambursabile veti fi in masura sa construiti rapid proiectul si acesta sa aiba mari sorti de izbanda in a obtine finantarea. Chiar daca utilizati persoane care stiu sa scrie proiecte, si este bine sa apelati la acestea, cu siguranta sunteti cei mai in masura sa cunoasteti propria afacere. 
 Daca controlati costurile, resursele si procesele, puteti oricand sa deveniti un partener viabil pentru orice finantator. O finatare de obicei se acorda celor care pot sa demonstreze ca vor dezvolta afacerea si prin proiectul construit adauga valoarea la ceea ce au astazi.

Exista proverbul ca “Ban la Ban trage” . Poate ar trebui reformulat in cazul finantarilor si ar trebui spus: “Finantarea la profesionisti trage”.
Ceea ce se scrie in proiect aceea se va obtine la final. Nu putine proiecte am vazut pe piata care au fost o grea povara pentru companiile aplicante deoarece cel care a scris proiectul l-a facut dupa ureche si daca tot am ajuns la proverbe s-a dovedit ca “Turcul plateste” – adica compania care a aplicat si partenerii acesteia.
Diun experienta de piata libera pe care am avut-o pana acuma si din intalnirea unui mare numar de profesionisti dupa ureche, cel mai important aspect pe care trebuie sa il tratati cu cei care va scriu proiectele este responsabilitatea pe care o au fata de rezultatul proiectului in termeni de proiectat si realizat.   
 
 Dezvoltati-va intai ca manageri profesionisti in domeniul in care activati si incercati apoi sa nu va grabiti in a aplica fara sa evaluati toate consecintele si realizati o analiza de management al riscului. S-ar putea sa va coste cat nu face.