Cresterea preturilor are un impact mai puternic decat oricand asupra companiilor. Costurile la utilitati, asigurari, bunuri de larg consum si combustibili au crescut.

Ce planuri trebuie sa faca o companie pentru a pastra profiturile la acelasi nivel sau chiar pentru a le creste in ciuda acestei cresteri de cost?

- Reducerea cheltuielilor de capital
- Implementarea unei alte runde de restructurari
- Cresterea preturilor

Totusi, daca doreste sa-si mentina statutului de „cea mai buna din domeniu”, o companie nu se poate baza pe metodele descrise mai sus pentru a-si creste preturile. Competitorii de pe piata isi cresc cheltuielile de capital, adaugand angajati, oferind pachete competitive de beneficii si scazand efectiv preturile fata de clienti de la an la an. Secretul lor – Implementarea celor mai bune practici in sectorul achizitiilor!

Cat dureaza pentru ca o companie sa devina unul dintre cei mai buni achizitori din lume?
Raspunsul scurt: foarte mult. Aceasta inseamna centimetru-cu-centimetru, zi cu zi, crestere de pret cu crestere de pret.

Un raspuns mai potrivit: cele mai bune practici evolueaza de fiecare data – daca o companie decide ca doreste sa devina un achizitor superior, atunci trebuie sa recunoasca faptul ca schimbarea este inevitabila, sa pastreze o atitudine pozitiva si sa creada cu pasiune in ciclul de imbunatatire a procesului.

Au fost identificate si dezvoltate urmatoarele „10 strategii cheie pentru achizitii eficiente”.  Aceste strategii cheie au fost dezvoltate prin colaborarea cu expertii mondiali in acest domeniu cercetand continuu si practicand ceea ce se predica, ajutand companiile sa implementeze aceste practici:

1. Imbunatatirea relatiei cu companiile vanzatoare: (– se schimba oare aceste relatii de la an la an?)
- Evitarea relatiilor prea apropiate sau de adversitate cu acestia. Biletele la bal sau pranzurile gratuite reprezinta o idee foarte buna atata timp cat vin insotite de imbunatatiri ale costurilor.
- (Usa companiei este deschisa furnizorilor sau compania ii respinge constant?) Discutiile anuale sau bianuale cu vanzatorii in scopul colaborarii pot duce la eliminarea surprizelor neplacute atat din partea companiei cat si din partea acestora.
- Plasarea comenzilor in asa fel incat vanzatorii sa mentina costuri scazute.
- Conlucrarea cu cei mai buni vanzatori luand in consideratie jucatorii de pe piata locala, nationala sau chiar internationala, pentru bunurile si serviciile achizitionate.
- Stabilirea de preturi competitive, concentrarea pe  cel mai bun cost total de ansamblu.
- Companiile care lucreaza cu prea multi vanzatori – solutia este gasirea unui vanzator sau doi si folosirea acestora prin atribuirea intregului serviciu acestora.
- Dezvoltarea unui plan anual de reducere a costurilor; cei mai buni vanzatori vor intelege acest concept.
- Vanzatorilor trebuie sa le placa sa lucreze cu o companie (politici de plata, politici de returnare, returnarea apelurilor telefonice).

2. Dezvoltarea fisei scorului pentru urmarirea serviciilor vanzatorilor, calitatea acestora, livrarea si preturile
- Urmarirea performantelor privind calitatea, serviciile si preturile vanzatorilor.
- Comunicarea rezultatelor fisei scorului catre vanzatori.
- Intelegerea a ceea ce este important pentru vanzatori si asigurarea intelegerii de catre acestia a ceea ce este important pentru o companie.
- Implicarea vanzatorilor in proiectarea produsului inca de la inceput.

3. Obtinerea informatiei corecte = dimensionarea corecta a listei vanzatorilor si a costurilor acestora
- Echilibrarea volumului cu numarul de vanzatori.
- Achizitiile si finantele trebuie sa formeze o echipa pentru a identifica cheltuielile curente si cele mai bune oportunitati pentru imbunatatire.
- Proiectarea, productia si vanzarile trebuie incluse in brainstorming-ul pentru imbunatatirea produselor.

4. Crearea unei echipe de achizitii cu urmatoarele caracteristici:
- Analitica – achizitiile de exceptie se bazeaza pe abilitatea de a-ti sufleca mansetele si de a patrunde in detaliile elementelor care se doresc a fi achizitionate.
- Abilitati extraordinare de negociere – foarte putini manageri de achizitii si achizitori beneficiaza de traininguri pe tema negocierii.
- Cunoasterea afacerii – Intelegerea telurilor afacerii de catre furnizorii companiei este critica pentru asigurarea atingerii telurilor companiei, aceasta furnizand in acelasi timp ceea ce este necesar pentru ca furnizorii sa-si atinga telurile.
- Respectarea politicilor – Crearea de comenzi dupa generarea facturii este pierdere de timp atat pentru persoana care le creaza cat si pentru contabilitate. Cati achizitori care se abat de la regula cumparand de la vanzatori ne-preferati aveti in companie?
- Cunostinte juridice – crearea de contracte care sa aduca beneficii companiei, nu numai vanzatorilor nu este un proces usor si necesita pregatire si intelegere a termenilor care trebuie indepliniti pentru ca pentru ca un vanzator sa lucreze cu o companie. Vanzatorii trebuie de asemenea monitorizati pentru a se asigura respectarea contractelor.
- Abilitatea de a lucra in alte parti ale organizatiei (Vanzari, operatiuni, financiar).

5. Echipa de conducere trebuie sa fie 100% in spatele achizitiilor
- Managerii de achizitii trebuie sa raporteze catre CEO sau COO, ei nu trebuie sa ramana blocati in spatele unui alt manager superior din companie.
- Oficialitatile superioare trebuie sa aiba acces direct la serviciul de achizitii pentru a intelege impactul cresterilor de pret asupra afacerii lor si pentru a lua decizii privind transferul catre clienti al acestor cresteri.
- Cresterile de pret nu trebuie sa fie diferite in cuantum fata de scaderile in alte zone;
- O abordare a echipei aupra achizitiilor ajuta la concentrarea pe zonele prioritare dintr-o companie.

6. Completarea listei vanzatorilor preferati
- Sustinerea managerului de achizitii in momentul luarii unei decizii grele.
- Managerul de vanzari a gasit un vanzator nou si extraordinar care ofera o calitate mai buna, servicii mai bune, preturi mai bune, asumandu-si responsabilitatea pentru stocul de piese de schimb. Nu ignorati aceasta idee doar pentru ca furnizorul preferat este vecinul dumneavoastra.
- Daca fiecare cumparator continua sa faca afaceri cu acei vanzatori cu care ii face placere sa colaboreze, aceasta poate duce la pierderea echilibrului, pierderea controlului preturilor si scaderea eficientei consolidarii cheltuielilor cu unul sau doi vanzatori selectati pentru o zona de cheltuieli.

7. Structura centralizata dar cu echipe implementate la nivel local.
- Pentru a obtine cel mai bun echilibru disponibil intr-o organizatie, informatiile trebuie cumulate intr-un punct central pentru ca zona totala de cheltuieli sa poata fi evaluata.
-  Odata calculat totalul cheltuielilor pe zona, termenii trebuie pusi laolalta pentru a ajuta la identificarea celor mai buni furnizori pentru acele zone.
- Odata ce au fost selectati furnizorii, colaborarea cu ei este necesara pentru a ajuta la gasirea solutiilor de succes.
- Echipa locala este esentiala pentru implementarea imbunatatirilor sugerate.
- Este extraordinar de greu sa implementezi o imbunatatire de proces fara sustinere locala.

8. Dezvoltarea unor capacitati de negociere puternince
- Clauza Evergreen – Organizatiile sunt zilnic afectate de contracte care le impun folosirea unui furnizor pentru inca un an in ciuda dorintei lor de a trece la serviciile unui alt vanzator.
- Training-ul – Trainingul in desfasurare si dezvoltarea organizationala in zona negocierii reprezinta cheia dezvoltarii relatiei castig/castig cu reteaua de furnizori.
- Planificarea este cheia unei negocieri de exceptie.

9. Folosirea tehnologiei pentru propulsarea comapaniei in fruntea competitiei
-  Folosirea e-mail-ului in locul faxului sau telefonului.
- Sistemul folosit in munca de zi cu zi poate gestiona sarcini incredibile si poate automatiza operatiunile gestionate manual.
- Inregistrarea datelor corecte in sistem si apoi apelarea la acele date in momentul in care trebuie sa se inceapa o negociere.

10. Dezvoltarea unui plan de stimulente care sa aduca, de fapt, profit companiei si indivizilor.
- stimulentele platite angajatilor sunt critice pentru abilitatea organizatiei de a accepta si de a imbratisa implementarea schimbarii.
- Ceea ce se rasplateste este ceea ce se executa.

In implementarea acestor practici, provocarea sta in dezvoltarea unui plan eficient, in formarea unei echipe care va fi rasplatita pentru rezultate, implementarea acestui plan si urmarirea performantei. Odata implementat acest plan este nevoie de sedinte trimestriale pentru impartasirea succeselor obtinute.