Cele mai bune practici in achizitii duc la cresterea profitului

Ati lua un teanc de bancnote de 10 euro si i-ati da foc? Normal ca nu. Totusi asta se intampla cand o afacere isi gestioneaza incorect achizitiile.

In afara de salarii, cea mai intinsa zona de cheltuieli pentru cele mai multe afaceri este reprezentata de achizitii. In experienta noastra, o atentie deosebita acordata achizitiilor poate duce la reducerea costurilor cu pana la 20%. Care ar fi impactul unei economii  chiar si de 10% in costurile de achizitii ale afacerii dumnevoastra?

Mult prea des achizitiile sunt tratate ca veriga slaba a afacerii comparativ cu alte functii ale companiei. Totusi, in afara de vanzari, nicio alta zona a afacerii nu are atat de mult potential pentru a actiona asupra nivelului operational. Fiecare euro economisit prin achizitii mai bune reprezinta un euro adaugat la profit. Si se poate si mai mult decat atat. Mai multa valoare si imbunatatirea inovatiei din partea furnizorilor echivaleaza cu un serviciu superior pentru clientii dumneavoastra.
Deci, achizitiilr mai bune pot atat sa scada costurile cat si sa imbunatateasca veniturile. Ignorarea functiei achizitiilor se face pe propriul risc.

Acordati-va cateva momente pentru a observa modul in care afacerea dumneavoastra se raporteaza. Revizuiti lista de verificare si spuneti sincer ca detineti controlul total asupra activitatilor de achizitii.

Semne care indica faptul ca functia de achizitii nu este performanta:

• Nu exista informatii sigure. Sistemul dumneavoastra nu poate spune clar si simplu cati bani sunt cheltuiti, in ce categorie de cheltuieli, cati furnizori se folosesc pentru fiecare categorie, si cum si de ce este folosit fiecare furnizor. Aceasta se aplica nu numai pentru evaluarea raportarii lunare, cat si pentru evaluarea tendintei in timp.
• Nu exista revizuiri regulate ale achizitiilor. Achizitiile se intampla pur si simplu, intr-o luna intra produse, intr-o alta ies. Nu exista evaluare regulata a noilor furnizori existenti pentru a determina daca se obtine o valoare corecta.
• Prea multi furnizori in zona nepotrivita. Zonele nepotrivite reprezinta procese care adauga valori mici – cum ar fi papetaria – care au un rol important in functionarea afacerii dar nu aduc beneficii strategice. Lucrul cu prea multi furnizori care aduc valoare scazuta consuma timpul personalului si le distrage atentia de la zonele importante ale achizitiilor. Si cu siguranta firma plateste mai mult deoarece puterea achizitiilor este irosita.
• Prea putini furnizori in zonele corespunzatoare. Zonele corespunzatoare sunt reprezentate de achzitiile care aduc generatoare de valori ridicate, relationate direct oferta principala adresata clientilor. Daca afacerea depinde prea mult de numarul mic de furnizori cheie fara contracte aduse la zi si strategii de rezerva, aceasta este supusa riscului.
• Nu exista ghidari clare sau politici. Un semn clar este luarea deciziilor conform unei rutine deoarece nu exista practici si ghiduri bine puse la punct. Daca considerati ca exista motive de ingrijorare, continuati sa cititi...

Sa aruncam o privire asupra strategiilor de achizitii si asupra relatiei acestora cu profitul

Matricea strategiei de achizitii arata relatia dintre baza de furnizori si importanta lor pentru profitabilitate Maparea grupului existent de furnizori in aceasta matrice nu ar trebui sa dureze mult (iar daca dureaza mult, acesta este cu siguranta un alt semn ca achizitiile trebuie revizuite serios!).

Achizitii strategice

Matricea defineste un set de strategii pentru achizitii pe care afacerea trebuie sa-l adopte pentru a maximiza beneficiile unor bune practici in achizitii. In cele doua cadrane din partea superioara se regasesc acei furnizori care au un impact esential asupra afacerii: subcontractori, sau, poate furnizori de materii prime sau prefabricate.

Activitatea de achizitii este strategica si trebuie sa tinteasca spre crearea de valori pentru dumneavoastra si pentru clientii dumneavoastra. Prea des, totusi, prea multe firme mai mici sunt dependente intr-o prea mare masura de un numar redus de furnizori cheie. Activitatea strategica de aprovizionare se regaseste in principiu in cadranul superior din partea stanga, Zona periculoasa. In mod frecvent, achizitiile strategice vin la scurt timp dupa alte 3 aspecte cheie:

1. Increderea in contracte nepotrivite sau expirate
2. Inexistenta stimulilor pentru scaderea costurilor sau impartasirea economiilor cu furnizorii
3. Nici o prabusire a unui furnizor important nu va va dezamagi.

Cele mai bune practici in achizitii va vor arata cum sa va deplasati, in timp, din  Zona periculoasa in Zona de confort, zona in care afacerea dumneavoastra este mai putin vulnerabila din orice privinta.

Achizitiile de rutina

Cele doua cadrane din partea inferioara au legatura cu achizitiile care adauga valoare scazuta: furnizorii de papetarie de rutina, de exemplu, sau de utilitati cum ar fi energia sau telecomunicatiile. Acestea reprezinta achizitii non-strategice, cu importanta scazuta in succesul comercial viitor. Tinta in aceasta zona este economisirea banilor.

Aderarea la un Consortiu de achizitii pentru cresterea puterii achizitiilor

Daca afacerea dumneavoastra este mica atunci ii lipseste puterea de negociere a marilor jucatori de pe piata. O modalitate de a incheia afaceri mai bune poate fi indreptarea catre furnizorii mai mici, desi aceasta nu este totdeauna posibila in astfel de categorii – cum ar fi utilitatile- dominate de cativa furnizori mari.

O alternativa eficienta poate fi aderarea la un Consortiu de achizitii. Acesta functioneaza prin acumularea cererii de la mai multe companii diferite, crescand astfel puterea achizitiilor tuturor companiilor individuale. Membrii acestor consortii beneficiaza de asemenea din primirea informatiilor imbunatatite privind achizitiile. Consortiile conduc valoarea in supply chain prin puterea de colectare de pe piata.

Pana recent cele mai bune practici in achizitii erau rezervate companiilor mari. Dar nu exista motive pentru care afacerile mai mici n-ar trebui sa beneficieze de asemenea de aceste practici – si prin asta se construiasca valoare pentru ele insele si pentru clientii lor sa se se afilieze nivelului operational.