Managementul flotei a intrat intr-o noua era. Preturile la combustibil au si-au incetat de mult tendinta de scadere iar serviciile cu disponibilitate imediata si imbunatatire continua care au marcat piata cumparatorilor de-a lungul timpului au disparut. Acea piata, care a inceput printr-o dereglare si a fost sustinuta timp de mai multi ani de plusurile productivitatii si ale tehnologiei in plina ascensiune a fost inlocuita cu opusul ei: un mediu defiinit prin constrangeri de capacitate, declinul productivitatii, cresterea preturilor carburantilor si fortei de munca.
Aceasta schimbare nu este intr-u totul ciclica. Problemele din transport sunt cauzate in mare parte de lipsa soferilor si de invechirea infrastructurii care cauzeaza congestionari.
Este putin probabil ca pretul petrolului sa scada sub nivelul actual iar cererea nu poate decat sa creasca. Pana in 2020  se asteapta ca volumul flotei sa creasca cu pana la 70% fapt ce va dubla numarul kilometrilor parcursi. Se estimeaza o cerere de transport feroviar, aerian si oceanic care va depasi intreaga oferta pe o perioada de 2 ani.

Pentru a reusi in acest mediu expeditionerii si transportatorii trebuie sa devina din ce in ce mai creativi in modul lor de a face afaceri si mai strategici in deciziile lor privind transportul. In vreme ce multe din regulile de baza ale managementului flotei inca se mai aplica – trebuind consolidate – sunt necesare de asemenea noi idei si noi abordari. In acest articol vom identifica mai multe bune practici in managementul flotei pe care companiile de top le-au adoptat pentru a-si imbunatati relatia cu transportatorii, pentru a gestiona capacitatea si pentru a se asigura ca operatiunile logistice raman competitive.

1.  Centralizare Comanda Control

Companiile de top centralizeaza managementul transportului ca metoda de sporire a eficientei. Cu cat sunt folosite mai multe metode de transport in acelasi timp cu atat mai multe oportunitati de consolidare si optimizare vor exista in cadrul companiei. Centralizarea permite companiilor sa obtina discounturi prin cumularea din toate unitatile a volumului transportat, permite vizibilitatea asupra livrarilor dintr-o singura sursa precum si o metoda eficienta si consistenta de a alege transportatorii si de comunicare cu acestia.

Unele companii apeleaza la furnizori terti de servicii logistice pentru a centraliza comenzile si controlul.

Centralizarea permite de asemenea companiilor sa analizeze atat transportul intern cat si pe cel international folosind acelasi sistem. Acest fapt devine din ce in ce mai important de vreme ce foarte multi producatori isi muta fabricile peste hotare.
Un alt avantaj al centralizarii este acela ca permite companiilor sa-si impartaseasca informatiile cu privire la transport la nivel intern.

2. Colaborarea cu transportatorii pentru gestionarea capacitatii

Metoda cea mai eficienta pentru a avea la dispozitie capacitatea de transport necesara este furnizarea catre transportatori a informatiilor in avans.

Aceasta informatie ia in mod obisnuit forma de prognoza a cerintelor pe doua pana la sase saptamani. Majoritatea companiilor care procedeaza astfel isi transforma prognozele de vanzari in greutate sau incarcatura pe ruta folosind un software pentru analizarea informatiilor cuprinse in tabele. Cand, insa, se incearca livrarea cu o zi sau doua in avans rezultatele pot fi dramatice. Acesti doi pasi simpli permit companiilor sa-si reduca rata refuzurilor din partea transportatorilor cu 40%, ceea ce inseamna foarte mult in conditiile in care apelarea la un alt transportator costa timp si bani.

De exemplu, o firma care se ocupa cu promovarea diverselor marci obisnuia sa-si anunte transportatorii cu 2-3 zile inainte cu privire la volumul de transportat. Deoarece compania avea probleme in asigurarea capacitatii, aceasta a initiat un program prin care-si transforma prognoza privind vanzarile in prognoza privind cantitatea de transportat si a inceput sa comunice transportatorilor cu doua luni in avans. De la inceputul acestui program compania a reusit sa-si acopere toate nevoile de transport fara nicio problema. Acest program a fost de importanta majora pentru transportatori.

 Cel mai adesea cel care primeste in avans informatia este furnizorul tert de servicii logistice. Pentru a realiza corespunzator optimizarea companiile trebuie sa-si asigure un anumit lead time. Cand o companie este capabila sa cumuleze mai multe transporturi atunci poate obtine mai multa valoare din optimizare.

3. Conferirea de flexibilitate transportatorilor

Acum zece ani procedura era de a-i strange pe transportatori intr-o camera si de a-i convinge sa acorde pretul cel mai mic. Acest lucru pur si simplu nu mai este posibil. Scenariul in ziua de azi consta in consultarea cu transportatorul: „Ce este mai convenabil pentru dumneavoastra? Ce zone sau ce rute va avantajeaza pe dumneavoastra?” Compania trebuie sa vina cu un astfel de raspuns: „Este de datoria noastra da gasim solutia corespunzatoare pentru clientii nostri si pentru carausi.”
Carausii cei mai complecsi din zilele noastre au un anumit instrument de modelare astfel incat sa poate prelua informatiile, sa le introduca in sistem si sa observe ce este corespunzator.
Daca o companie are 18  curse luni si 3 miercuri aceasta nu reprezinta mai mult ca sigur o afacere rentabila pentru caraus. Solutia este ca aceasta sa-si schimbe modalitatea de transport pentru a avea 10 curse intr-o zi si 11 in urmatoarea. Daca o companie livreaza conform unui program ineficient, mijloacele de transport vor fi diponibile dar vor fi cu siguranta mai scumpe.

4. A fi sofer si a fi prietenos cu incarcatura

Cei mai buni soferi valoreaza cat greutatea lor in aur, mai ales cei a caror rata de intoarcere este de mai mult de 100%. Clientii care ajuta la mentinerea in miscare a soferilor pentru a maximiza orele de serviciu si care ajuta la crearea de rute continue pentru a trimite soferii acasa mai des vor avea sanse mai mari sa obtina camioanele de care au nevoie la preturile pe care si le doresc.

Este responsabilitatea expeditionerului sa recruteze soferi pentru carausii sai. Transportatorii fac acest lucru prin mentinerea soferilor in miscare si asigurandu-se ca acestia sunt tratati cu respect si li se ofera cele necesare cum ar fi apa sau locuri de odihna.
Oferirea posibilitatii carausilor sa-si programeze singuri intalnirile pe internet reprezinta o alta modalitate de a elimina timpul de asteptare al soferilor precum si o modalitate de a economisi timpul destinat telefoanelor sau faxurilor pentru stabilirea intalnirilor. Daca se petrec intarzieri repetate de incarcare sau descarcare pe platforma furnizorului, transportatorul poate cere furnizorului sa preleve acea incarcatura. Aceasta nu elimina insa problema ci doar comuta sarcina. Totusi poate elimina intarzierile si costurile operationale de la carausii transportatorului.
O alta buna practica este monitorizarea performantei partenerilor de afaceri in planificarea intalnirilor si informarea acestora cu privire la eventualele anomalii. Inarmati cu aceasta informatie transportatorii pot colabora mai bine cu serviciul clienti al furnizorilor lor sau pot colabora cu clientii cumparatorilor lor pentru imbunatatirea continua pentru reducerea costurilor operationale ale carausilor.

5. Initieerea comunicarii cu doua sensuri

Imbunatatirea comunicarii la toate nivelele este esentiala pentru ca transportatorii si carausii sa-si poata intelege nevoile afacerii fiecaruia si pentru a dezvolta un parteneriat castig-castig.
Procesul de conlucrare cu carausii a inceput in companiile cu cele mai bune practici cu ceva timp in urma dar, odata cu problemele de capacitate si cu preturile in continua crestere efortul depus a capatat noi dimensiuni in comunitatea transportatorilor. Multi expeditioneri incearca sa evalueze si sa estimeze modul in care pot face afaceri cu carausii lor.

Solutia este captarea si oferirea vizibilitatii asupra evenimentelor sau serviciilor efectuate la nivel de livrare. Analiza profitabilitatii si instrumentele de management pot ajuta ambele parti sa inteleaga impactul acestor servicii asupra costurilor. Atat expeditionerii cat si carausii vor sa-si minimizeze costurile dar nu vor sa faca acest lucru in defavoarea serviciilor oferite. Folosind tehnologia pentru captarea informatiilor cu privire la evenimente si servicii si analizarea impactului acestora sunt capabili sa aiba o discutie bazata pe fapte, ceva ce nu puteau face pana acum.

Carausii accentueaza de asemenea importanta comunicarii. Una din cele mai importante caracteristici a noului mediu este accentul pe comunicare si colaborare cu clientul la cel mai inalt nivel.  Totusi, carausii evidentiaza faptul ca nu doresc sa conduca la schimbari nedorite in cadrul expeditionerilor si ca nevoile clientilor au totdeauna prioritate.

Nevoile fiecarui client sunt diferite. Uneori elementele care se doresc a fi puse la un loc necesita ca doi sau trei clienti diferiti sa modifice ceva in operatiunile lor. Cand este abordata colaborarea intre clienti multipli este necesar sa se rezerve  mai mult timp si mai multa planificare pentru gestionarea dinamicii.  Prin urmare, daca un expeditioner sau un comisionar isi pot ajusta timpul de plecare sau timpul de sosire estimat la circa o ora si ceva soferul isi poate maximiza orele si poate ajunge acasa ceea ce este foarte bine. Nu traim insa intr-o lume perfecta si, prin urmare, acest lucru nu se intampla totdeauna. In orice caz, totusi, supply chain-ul axat pe client are prioritate.

6. Re-evaluarea vechilor decizii

Companiile cu cele mai bune practici au remarcat ca deciziile care s-au potrivit la un moment dat pe piata achizitiilor trebuie re-evaluate in noile conditii. Datorita modului in care carausii isi structureaza incarcaturile si modului in care fac fata cresterilor de pret la carburanti chiar si o diferenta de un euro in greutatea ambalajului sau da un cent in pretul combustibilului poate schimba modul in care se efectueaza un transport. De aici putem deduce ca acele companii care s-au bazat pe ghiduri statice de rutare pentru a determina modalitatea de livrare cheltuiesc probabil sume importante de bani. Companiile care folosesc ghiduri de rutare trebuie sa le actualizeze frecvent si trebuie sa ia in considerare comutarea catre un sistem de planificare care sa execute optimizarea per livrare.
Expeditionerii trebuie sa „stearga praful” de pe contracte si sa revizuiasca caluzele privind cresterile de pret la carburanti. Ei trebuie sa se asigure ca toate cresterile de pret sunt incluse in preturile folosite pentru analize. In situatia in care expeditionerul transfera costurile catre clientul final acesta trebuie sa se asigure ca a inclus cresterile de pret in preturile citate la momentul incheierii acordului.

7. Masurarea mai eficienta

Metricile standard pentru performanta nu mai sunt suficiente in conditiile de azi. Expeditionerii trebuie sa-si masoare performanta lor cat si pe cea a carausilor lor folosind aceleasi metode.

In mod traditional companiile s-au concentrat pe masurarea performantei carausilor lor pentru a-i contracara cu argumente pe carausi la negocierea preturilor. Ca si noua practica, companiile se analizeaza la nivel intern pentru ca transportul sa nu fie impiedicat sa fie eficient.

Unele dintre cele mai importante companii producatoare de bunuri ambalate destinate clientilor a efectuat survey-uri la nivel intern care au demosntrat ca jumatate din problemele legate de livrarea la timp erau cauzate de anumite proceduri la nivel intern. Daca o companie este capabila sa monitorizeze nu numai propria performanta cat si pe cea a furnizorilor si clientilor sai aceasta poate scurta lead time-urile si poate transforma supply chain-ul intr-unul mai competitiv.