Desfasurarea unui management eficient al activitatilor de depozitare si/sau distributie reprezinta un element esential al succesului companiei; decizia alegerii intre un modul ERP de Warehousing si un WMS este intotdeauna dificila, atat din punct de vedere al aspectelor interne din cadul companiei, cat si din punctul de vedere al presiunii venite din partea furnizorilor de ERP, datorita discounturilor acordate celor care mai poseda si alte module de ERP. Implementarea unui modul ERP fara o intelegere totala a implicatiilor asupra activitatilor companiei poate avea un impact puternic asupra costurilor totale asociate (implementare, functionalitate, compatibilitate, integrare), a avantajului competitiv si a satisfacerii clientilor. Decizia de achizitie a unui modul ERP sau unui WMS este influentata de:

1. Strategia companiei
2. Cost
3. Compatibilitate
4. Orientarea furnizorilor asupra solutiilor IT pentru intregul Supply Chain
5. Cultura organizationnala
6. Infrastructura si arhitectura
7. Structura produsului si gradul de maturitate al acestuia
8. Suportul de implementare
9. Concluzii finale

Strategia companiei

Inainte de a adopta decizia de a achizitie a uneia dintre cele doua variante trebuie sa existe o foarte buna intelegere a strategiei, tacticilor si operatiunilor ce se desfasoara in cadrul sistemului ce va avea ca suport una din cele doua aplicatii IT.

Fiecare dintre cele doua au capabilitati diferite care pot influenta succesul proiectului. Succesul trebuie sa fie masurat de abilitatea solutiei alese de a spori valoarea afacerii, ceea ce se va reflecta in valoarea KPI (key performance indicators):

• cererile clientilor;
• avantajul competitiv;
• nivelul de expertiza fata de executia in supply chain, depozitare si onorarea comenzilor;
• expertiza tehnica;
• standarde tehnologice adoptate.

Suplimentar, trebuie luata in calcul si analizata valoarea rezultata din aceste domenii si raportata la costurile asociate, implementare si riscurile luate in considerare. De asemenea trebuie evaluati si furnizorii de astfel de aplicatii care exista pe piata.

In evaluarea furnizorilor trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

• care sunt obiectivele pe termen lung ale companiei;
• cum se masoara performantele companiei, pe baza caror indicatori;
• cum influenteaza standardele de customer service aceste obiective;
• ce masuri trebuie luate pentru a indeplini aceste obiective;
• ce trebuie sa faca compania pentru a se diferentia de concurenta;
• care sunt pasii logici ce trebuie parcursi pentru a indeplini aceste obiective.

Costul

Cuantificarea succesului unui proiect se poate face in masura in care se maximizeaza beneficiile obtinute.

Aceasta se poate face prin compararea costurilor pe care le implica cu avantajele obtinute. Un ERP “gratis” poate sa nu genereze un ROI echivalent cu cel oferit de un WMS datorita lipsei de functionalitate, sau datorita lipsei de expertiza a furnizorilor de ERP in furnizarea produsului personalizat. Din nefericire, multe organizatii sunt influentate in procesul decizional de costul initial, asociat achizitionarii aplicatiei si a costurilor de implementare a acesteia. Aceasta are ca efect achizitionarea unor modul ERP de warehousing pentru ca sunt incluse in acordul de licenta. Costurile suplimetare care trebuie luate in calcul sunt date de complexitatea implementarii, durata executiei, functionalitate, costurile asociate modificarii precum si durata necesara pregatirii personalului in utilizarea sa. In plus, la selectia furnizorilor de solutii IT trebuiesc luate in clacul urmatoarele aspecte:

• Care sunt costurile suplimentare celor asociate cumpararii licentei?
• Care este valoarea ROI pe care fiecare functionalitate il va genera?
• Care este impactul asupra ROI total?
• Care sunt costurile ascunse de integrare pentru asigurarea interfetei cu ceilalti parteneri?

Cultura organizationala

In situatiile in care se pune problema alegerii unui produs esential si critic pentru succesul companiei, este absolut necesar ca furnizorii sa fie vazuti ca parteneri, si nu ca simpli vanzatori intr-un proces de vanzare- cumparare.Motivul este simplu: aproape 40% din implementari s-au confruntat cel putin odata cu problema esuarii proiectului. Cea mai buna modalitatea de a evita acest lucru este incheierea unui parteneriat avantajos pentru ambele parti, in care sa fie bine definite toate problemele potentiale precum si solutionarea acestora. Tinand cont de faptul ca asteptarile clientilor se modifica in timp se asteapta din partea furnizorilor sa satisfaca asteptarile noastre ca clienti ai acestora in termeni de tehnologie, suport si asistenta in functie de ajustarile cerute de noi.

Nu in ultimul rand, compania noastra trebuie sa fie compatibila cu acest stil de abordare si de a initia proiecte de colaborare si dialog cu furnizorii ori de cate ori este nevoie. De cele mai multe ori cultura organizationala este condusa de regulile “bunului simt”. De aceea este vital sa se inteleaga si sistemul de valori al furnizorului, element esential in evaluarea finala a acestuia.

In plus fata de elementele enumerate in numarul anterior, la evaluarea furnizorului trebuie sa se mai tina cont de urmatoarele elemente:

• Furnizorul are experienta in domeniu?
• Cum inteleg ei problema in cauza?
• Cu ce dificultati s-au mai confruntat si cum au fost acestea solutionate?
• Exista o diferenta mare intre dimensiunea companiei voastre si cea a furnizorului de ERP care sa explice atentia mai mare sau mai mica pe care acesta v-o acorda?
• Furnizorul de ERP isi poate adapta produsul la carateristicile companiei voastre sau invers?
• Exista necorelatii in ceea ce priveste definirea unor concepte folosite in comun de voi dar si de furnizorul de ERP?
• Ce alte referinte aveti legate de modul in care s-au finalizat si alte colaborari ale furnizorului vostru de ERP?

Infrastructura si arhitectura

Capabilitatea tehnica a resurselor voastre reprezinta un aspect ce nu poate fi ignorat in procesul de selectionare si implementare a unui WMS sau  a unui ERP. De osebit de importanta este capacitatea sistemelor existente in companie de a fi compatibile cu alte sisteme IT. Aplicatiile WMS intodeauna sunt silite sa interfateze cu alte aplicatii (inclusiv ERP) si sa comunice cu altii prin sisteme de tip EDI.

In marea majoritate a organizatiilor functiunile ERP  se intalnescu in cadrul financiar contabilului. Este de asemenea des intalnita situatia in care intr-o organizatie se intalnesc cu mai multe tipuri de module ERP. Acest fapt nu este un motiv pentru aplicarea unui abordari monolitice de ERP. Pentru ca un ERP sa fie fezabil , el trebuie sa fie capabil sa interactioneze si sa se integreze cu toate aplicatiile deja existente in organizatie (“sisteme HOST”).

Arhitectura unui sistem ERP rezolva, de obicei, problema integrarii cu alte module utilizand abordarea “gazdei” care poate duce la un numar limitat de definitii ale elementelor de la interfata.

Aplicatiile WMS tind sa fie mai flexibile in modul in care se integreaza cu celelalte aplicatii. Pentru WMS posibilitatea de integrare cu alte aplicatii a fost intotdeauna o specficatie. Arhitectura lor matura asigura interfata cu aplicatiile de tip ERP (SAP, J.D.Edwards si Oracle) cu abordari similare disponibile spre integrare cu aplicatii cu multiple utilizari.

Pentru a evalua produsele furnizorilor de ERP trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

• ce metode de integrare sunt utilizate?
• cum se realizeaza integrarea cu aplicatii disparate, inclusiv cu cele ale partenerilor
• cat de mare este gradul de intelegere al furnizorilor a standardelor cu care vor lucra
• exista echipamente automate de manipulare care trebuie sa faca parte din solutia integrata?

Compozitia si maturitatea produsului

Compozitia se refera la modul in care produsul este construit din punct de vedere al functionalitatii sale, cat de mare este flexibilitata sa la variatiile cresterii companiei. Departamentele de IT cauta aplicatii care sa corespunda cu optiunile lor referitoare la arhitecturile dezvoltate in cadrul companiei. El va alege varianta confortabila deoarece prezinta un grad maxim de compatibilitate cu situatia deja existenta in companie.

Maturitatea produsului arata de cate ori produsul a fost testat de catre utilizatori in conditii “de foc deschis”. Rezultatele obtinute in urma acestor teste “creioneaza” trasaturile produsului. Acest lucru se intampla dupa un anumit numar de implementari pe o piata anume. Pentru multi furnizori de ERP modulele de depozitare reprezinta un adaos la produsul lor.Pentru alti furnizori de ERP modulul de depozitare este disponibil de mai de multi ani, dar este inca imatur in functionare.

Implementarea

Implementarea unui ERP nu este neaparat mai ieftina decat a unui WMS (vezi implementarea ERP de la Europharm – Seminarul WMS si TMS, Bucuresti, aprilie 2006). Oricum indiferent de varianta aleasa spre implementare, una dintre retetele succesului unei implementari este folosirea unei echipe bine instruite ata din partea furnizorului, cat si din partea organizatiei client. Este esentiala, de asemenea, stabilirea unor etape de implementare, dar mai ales respectarea acestora. Planul trebuie sa cuprinde datele de sfarsit a fiecarei etape ce trebuie parcurse: configurare, implementare hardware, modificari necesare, testare, conversie si training-ul utilizatorilor.  Faza de dezvoltare si executie a aplicatiei cer un puternic suport din partea top managementului. Din nefericire,  multe companii  se bazeaza pe consultantii IT si pe integratori sa asigure suportul de cunostinte necesar in cadrul acestor etape. Daca nici firma furnizoare de ERP si nici compania client nu au posibilitatea asigurarii suportului uman este indicata externalizarea acestei etape. Aceasta presupune un proces suplimentar de selectie, costuri suplimentare si termene depasite in derularea proiectului, reflectandu-se pana asupra ROI. In evaluarea solutiilor trebuie sa se tine cont si de urmatoarele aspecte:

• care dintre solutii identificate se caraterizeaza printr-un proces rapid si eficient de implementare
• care sunt costurile suplimentare pentru implementare, intretinere si up-gradare
• care este timpul de impact

Concluzii

Obiectivul oricarui proces de selectie si implementare a unui modul ERP de warehousing sau a unui WMS este maximizarea obiectivelor companiei. Acest lucru nu se poate obtine daca nu este stabilita o functionalitate corecta si o buna corelare cu obiectivele stabilite prin KPI (Key Performance Indicators). Trebuie stabilite foarte clar cerintele si modul in care acestea vor contribui la maximizarea rezltatelor companiei. Toate optiunile trebuie selectate dupa aceleasi criterii si apoi comparate rezultatele.Optiunea pentru o varianta sau alta va influenta atat compania voastra cat si cele ale clientilor pentru un numar de ani.Valoarea solutiei este data de modul in care sunt satisfacute cerintele legate de raportul cost – eficienta, obtinerea avanatajului competitiv pe termen lung, precum si de costul total al detinerii acestui produs.