Costurile de acest gen sunt generate de activitatea de depozitare, depinzand de specificul fiecarei unitati; ele dispar din momentul in care un depozit isi inceteaza activitatea. Cheltuielile de exploatare asigura realizarea operatiunilor de depozitare si manipulare, de regula fiind imposibila corelarea lor cu fiecare activitate in parte. In general, pentru repartizarea lor pe activitatile de depozitare sau manipulare se apeleaza la criterii arbitrare (spre exemplu, ponderea operatiunilor de manipulare in costul depozitarii). In orice caz, in aceasta lucrare urmarim mai de graba sa identificam costurile de exploatare decat sa elaboram o metoda de repartizare a lor pe cele doua tipuri de activitati (fiecare companie isi poate alege o metoda proprie). Nu toate unitatile de depozitare inregistreaza cheltuieli de depozitare in sistemul de mai sus. Totusi, aceasta metodologie permite intreprinderilor sa opereze cu aceleasi costuri si sa dispuna de un set complet de costuri de depozitare.

A. Salariile personalului de conducere – se refera la platile salariale pentru personalul de conducere si de supervizare: director general, directori adjuncti, supervizori de operatiuni, sefi de servicii, manageri de trafic si sefi compartimente functionaresti; aceasta categorie cuprinde salariile, primele, orele suplimentare, beneficiile, absentele de la lucru platite, compensatii, impozitele pe salariile personalului de conducere/supervizare din depozit.

B. Salariile personalului functionaresc - se refera la platile salariale pentru personalul functionaresc dintr-o anumita unitate; aceasta categorie cuprinde salariile, primele, orele suplimentare, beneficiile, absentele de la lucru platite, compensatii, impozitele pe salariile personalului functionaresc.

C. Forta de munca atrasa – costul fortei de munca temporare folosita in munca de birou; consta din sumele achitate agentiilor specializate pentru inchirierea de personal temporar.

D. Echipamente de birou majore – cheltuielile pentru echipamente de birou cu durata de folosire si valoare suficient de mare pentru a fi considerate fonduri fixe; din aceasta categorie fac parte masinile de scris, copiatoarele, calculatoarele, etc.; cheltuielile consta din cuantumul chiriei sau amortizarii, dobanda, mentenanta, reparatii; mentenanta se refera la costul manoperei, pieselor, echipamentelor si a prestatiilor pe baza de contract.

E. Echipamentele de birou marunte – cheltuielile pentru echipamentele de birou care nu pot fi incadrate in categoria fondurilor fixe.

F. Intretinerea spatiilor de birou – cheltuielile de intretinere si reparatii a spatiilor de birou; consta din manopera, materiale, echipamente sau prestatii pe baza de contract, precum si servicii de administrare si curatenie.

G. Telefon/fax – cheltuieli telefon/fax si alte mijloace de comunicare specifice depozitului; se refera la spezele pentru comunicatiile efectuate, precum si la costul articolelor si al echipamentelor necapitalizate.

H. Posta – se refera la remiterile postale, inclusiv prin serviciile de curierat rapid necesare activitatilor realizate de depozit.

I. Tiparituri – costul tiparirii materialelor necesare activitatilor de depozitare.

J. Articole de birou – se refera la articolele (creioane, hartie, etc.) folosite in activitatile de birou, precum si alte materiale care nu se regasesc in categoriile mentionate.

K. Procesarea de date – cheltuielile administrative inregistrate de o unitate de depozitare pentru generarea si gestionarea datelor necesare functionarii acesteia; este vorba, in principal, de elementele de hard si soft ale sistemului informatic si de serviciile computerizate disponibile in unitatea de depozitare. Nu intra in acesta categorie procesarea de date asigurata de „sediul central” sau „biroul general” al companiei, sau programele de soft cumparate pe baza de licenta in vederea utilizarii in mai multe unitati. Cheltuielile consta din chirie sau amortizare, dobanda pentru echipamentele de procesare a datelor, costul liniilor telefonice dedicate, formularistica, articole si hartie pentru computere, programele soft, mentenanta (manopera, piese si servicii pe baza de contract), training informtic si servicii de procesare date pe baza de contract. Se include chiria pentru echipamentele informatice (imprimante, displayuri si terminale ) asa cum se tine cont de amortizarea pentru echipamentele aflate in proprietatea companiei. Exemple de servicii contractate: spezele pentru programarea asigurata de terti sau pregatirea statelor de plata prin firme specializate.

L. Asistenta juridica si consultanta de specialitate – se refera la platile efectuate in favoarea specialistilor a caror prestatie este legata de o anumita unitate. Exemple de cheltuieli: onorariile platite consilierilor juridici, consultantilor tehnici, etc.

M. Taxe si licente – cheltuieli administrative legate de taxe (altele decat cele pe venit si bunuri imobiliare) si licentele cerute de diverse agentii guvernamentale pentru unitatile speciale. In aceasta categorie intra cheltuielile pentru licentele de munca si taxele de fransiza.

N. Deplasari – in aceasta categorie se incadreaza doar cheltuielile de deplasare legate de activitatea operativa. Ponderea cea mai mare revine cheltuielilor efectuate de personalul operativ.

O. Taxa pe mobilier si echipamente – se refera la taxele pentru mobilierul si echipamentele de  birou detinute de companie.

P. Asigurare si despagubiri – diverse tipuri de prime de asigurare legate de operatiunile unitatii. Cheltuielile consta din primele achitate pentru raspundere, bunuri detinute, raspundere juridica, generala, pagube aduse bunurilor detinute si intreruperile de activitate. De asemenea, cuprinde pretentiile de despagubire neacoperite de asigurare si partile deductibile din anumite polite.

Q. Pierderi prin deteriorare, lipsuri si erori – cheltuielile administrative determinate de greselile survenite in activitatea depozitului. Principalii factori implicati tin de deteriorarea produselor, lipsuri cantitative si erori comise in manipularea si expedierea produselor. Cheltuielile consta din contravaloarea marfii deteriorate (sau suma pretinsa de client), pierderile neasigurate, spezele de transport si alte costuri rezultate din erori.

R. Diverse – cheltuielile de exploatare si administrative neincluse in categoriile specificate mai sus (ex. cheltuielile cu cantina companiei).