|
Dupa Analiza Costurilor, Strategia de achizitii si Gestionarea contractelor de achizitii discutam in acest numar despre:
Criterii si procese pentru selectia furnizorilor
Consolidarea furnizorilor
Make or buy
Achizitie la nivel de grup
Primul capitol cu care vom incepe este acela de: CRITERII SI PROCESE PENTRU SELECTIA FURNIZORILOR
In companiile de dimensiuni medii si mari, acolo unde procesele sunt asezate, sunt nelipsite procesele detaliate pentru selectia furnizorilor. In general aceste procese sunt derulate standard de cele mai multe ori conform regulilor implementate prin sistemul informatic (ERP). Cu cat sumele sunt mai mari si contractele pe termen mai lung, cu atat procesele sunt mai atent elaborate si contin mai multi pasi. Acest tip de procedurare a proceselor are si dezavantaje, facand procesul greoi si nu de putine ori am intalnit in piata cazul in care procesul fizic de selectie a luat-o inaintea sistemului deoarece intarzierile aduceau mult mai multe prejudicii decat penalizarile de nerespectare a pasilor procesului. In aceeasi masura este dificil in conditiile unei companii de pana in 50 de angajati sa ai un departament puternic de achizitii, cu expertiza importanta in domeniu care sa deruleze procese complicate de selectie. In aceste cazuri, criteriile de selectie folosite sunt simple, neelaborate, de cele mai multe ori neponderate. Pentru decizii importante probabilitatea de a rata selectia sau de a identifica ulterior o serie de costuri suplimentare deloc de neglijat, este foarte mare.
Pentru utilizarea de criterii si procese bine structurate de selectie a furnizorilor MINIMUM STANDARD cerut ar trebui sa indeplineasca cel putin urmatoarele conditii:
- sa existe criterii de selectie si sa fie definite inaintea procesului (prin utilizarea de formate standardizate de RFI (request for Information) / RFP (Request for Proposal).
- sa fie dezvoltate, utilizate si aplicate programe de certificare a furnizorilor.
- in cadrul procesului de selectie sa se ia in calcul stabilirea de parteneriate pentru a angaja furnizori cu costuri scazute si predictibile.
- sa se realizeze o analiza a capacitatiilor furnizorilor pe anumite zone (financiare, operationale .
Pentru a atinge nivelul de BEST-PRACTICE conditiile sunt mult mai drastice si necesarul de resurse specializate (uman, infomratice, etc) este unul important din punct de vedere financiar. Conditiile de pozitionare a unei companii la acest nivel implica, ca:
- criteriile de selectie sa fie impartasite cu furnizorii posibili in timpul procesului de obtinere a RFI/RFP, deoarece acestea vor forma baza pentru certificarea furnizorilor si managementul performantei.
- procesul de selectie sa ia in calcul suportul curent si viitor pentru avantajul competitiv la toate nivelurile organizatiei.
- sa existe o evaluare pre-licitare a calificarii furnizorului pe baza criteriilor specifice de valoare ale companiei achizitoare – calitate, siguranta, stabilitate financiara, etc.
- echipele interfunctionale sunt implicate in procesul de certificare a furnizorilor.
Urmatorul subiect tratat este: CONSOLIDAREA FURNIZORILOR
Consolidarea furnizorilor este un concept foarte putin dezvoltat inca, pe piata romaneasca si de cele mai multe ori el nu este tratat de achizitii ci mai mult de departamentul de transporturi si numai prin prisma optimizarii vehiculelor si nu prin prisma managementului real al furnizorilor.
Consolidarea furnizorilor cunoscuta in literatura internationala de specialitate sub denumirea de vendor consolidation porneste de la filozofia unor parteneriate si contracte pe termen lung cu volume cunoscute insa achizitionate in partide mici pe masura vanzarilor.
Modele dezvoltate in ultimii an duc chiar la externalizarea acestei operatiuni catre operatorii logistici in special pe in zona Asiei (China, Malaezia, Hong Kong) si as putea spune ca rezultatele au fost de succes. Motivarea aplicarii unei astfel de strategii ajuta in primul rand la reducerea stocurilor si cresterea agilitatii companiei pentru a raspunde mult mai bine si mai rapid la cererile pietei. Conceptul poate fi aplicat de orice companie indiferent de nivel si cu cat volumele achizitionate sunt mai mici cu atat necesitatea implementarii unui astfel de concept este mai mare. Un MINIMUM STANDARD in acest caz este dat de urmatoarele conditii:
1. componentele/articolele sa fie achizitionate din sursa unica in limitele capacitatii furnizorilor.
2. sunt identificate si cuantificate surse suplimentare de componente/articole.
Pentru a atinge nivelul de BEST-PRACTICE avem nevoie ca:
1. sa existe surse unice pentru orice SKU/ componenta/ articol dat; sa existe surse duble cu capacitati similare pentru SKU/ componente/ articole separate.
2. sursele suplimentare pentru componentele/ articolele identificate, trebuie sa fie cuantificate si calificate.
3. sa fie luate in calcul cerintele geografice pentru initiativele de consolidare.
4. sa existe evaluari ale riscurilor si planuri de contingenta pentru gestionarea intreruperilor din supply chain.
Al treilea capitol despre care discutam in acest numar este: MAKE OR BUY
O filozofie destul de bine cunoscuta si in tara noastra si din ce in ce mai des aplicata atunci cand:
- obiectivele la nivel strategic ale companiei vizeaza reducerea costurilor,
- se identifica o nevoie de know-how in zonele in care compania nu este interesata sa investeasca si
- apare necesitatea dezvoltarii afacerii fara ca sa fie necesara atragerea de resurse costisitoare.
Desi la prima vedere pare simplu, o analiza pertinenta pentru decizii de tipul make or buy implica identificarea cu acuratete maxima a tuturor costurilor vizibile si invizibile legate de achizitia de produse sau servicii prin externalizarea lor din cadrul companiei. Nu totdeauna cei care fac aceste analize sunt in masura sau au dreptul de accesa toate informatiile care pot sustine o decizie sau alta si au existat cazuri numeroase pe piata romaneasca in care au avut loc mai multe externalizari si internalizari ale acelorasi activitati /servicii de-a lungul timpului (decizii gresite pe baza unor informatii incomplete). Un factor important in externalizare este si conjunctura economica, care poate sustine o externalizarea sau nu. Pentru a atinge un MINIMUM STANDARD acceptat in practica luarii deciziilor de make or buy:
- se fac analize si evaluari anuale folosindu-se ca baza de evaluare si decizie costul total al bunurilor vandute (COGS) din productia proprie si costul total al achizitiilor necesare.
- se utilizeaza pentru comparatie analiza contributiei marginale in comparatia Productie vs. Achizitii (make or buy).
Pentru atingerea nivelului de BEST-PRACTICE, se adauga la cele de mai sus analize mult mai detaliate precum:
- analiza ABC si analiza costului marginal in revizuiri anuale pentru articolele din productia proprie si costul total de achizitie plus stabilitatea costului si a aprovizionarii pe termen lung pentru articolele respective.
- verificarea impactului utilizarii capacitatii interne de productie si a cheltuielilor fixe (de regie) asupra deciziei de make or buy .
Ultimul capitol se adreseaza companiilor multinationale sau grupuri de companii la nivel national care au ajuns pe scara maturitatii la nivelul de ACHIZITII LA NIVEL DE GRUP
Una dintre regulile de baza pentru obtinerea de economii importante in cadrul grupurilor de companii este aceea de a cosolida volumele ce trebuie achizitionate in vederea obtinerii prin negociere a unor preturi si conditii de livrare mult mai bune. Exact acest obiectiv se urmareste prin organizarea proceselor de achizitii intr-un departament centralizat. O astfel de schimbare de la nivel descentralizat la nivel centralizat nu este usoara deoarece scaderea autonomiei departamentelor/responsabililor din companiile individuale parte a grupului poate fi considerata ca o lipsa de incredere sau de profesionalism si poate duce la frustrari daca nu este gestionata corect. Un rol important il ocupa in procesul de centralizare comunicarea si training-ul de prezentare a avantajelor trecerii la un mod de lucru diferit. Totusi companiile trebuie sa pregateasca departamentul care va coordona acest tip de activitate si trebuie sa ii puna la dispozitie intr-o prima faza toate resursele de care are nevoie pentru a nu exista riscul aparitiei de rupturi de stoc sau scaderi in calitate, si in special sisteme informatice performante si accesul global la baze de date si informatii. Nu este exclus ca in procesul de selectie al furnizorilor sa observati ca o serie de furnizori odata nationali, se ridica la rangul de furnizori globali dat fiind potentialul de dezvoltare pe care il demonstreaza. Un MINIMUM STANDARD ce trebuie sa existe pentru a initia procesul de centralizare presupune:
1. sa se evalueze valoare globala achizitionata pentru fiecare categorie de articole in parte astfel incat sa fie transferate pentru renegociere de acorduri la nivel de grup numai materialele cu valoare mare/strategice.
2. ca organizatiile multi-companii/cu locatii multiple sa achizitioneze bunuri de larg consum la nivel intra-companii pentru obtinerea unui avantaj competitiv.
3. sa se externalizeze activitatile non-strategice.
4. sa fie folosite licitatii, schimburi si spatii de comert acolo unde este posibil.
Atingerea nivelului de BEST-PRACTICE presupune indeplinirea urmatoarelor conditii:
1. realizarea unei achizitii bine coordonate de materii prime, componente si articole pentru intretinere si reparatii prin utilizarea corespunzatoare a sinergiilor pentru a echilibra performanta furnizorilor.
2. obtinerea unei colaborari neconditionate intre diviziile sau unitatile de business grupului pentru obtinerea unei relatii ideale si pentru optimizarea rezultatelor.
3. echipele interfunctionale se folosesc pentru a include si clientii cheie interni/externi si pentru a asigura rezultatele procesului de achizitii.
4. Folosirea in vederea optimizarii economiilor de scala si a sinergiilor a „Co-opetitiei” („concurenta in cooperare”) externe, a schimburilor, pietelor, retelelor de colaborare, etc.
Cu acest ultim capitol am incheiat sectiunea de Aprovizionare si vom trece in numarul urmator la o alta sectiune si anume: GESTIONAREA FURNIZORILOR
Primele trei capitole pe care le vom trata sunt:
TACTICI PRIVIND FURNIZORII
IMPLICAREA FURNIZORILOR
EVALUAREA FURNIZORILOR
|
